Tìm hiểu một số giải pháp quản lý kho hiệu quả cho các doanh nghiệp

Quản lý kho hàng là một công việc cực kỳ phức tạp, đòi hỏi nhiều thời gian, công sức và nhân lực. Vì thế để quản lý và vận hành kho hàng tốt đáp ứng tốt nhu cầu sản xuất, kinh doanh bán hàng là điều không hề dễ dàng. Vậy tìm đâu giải pháp quản lý kho hàng hóa hiệu quả? Cùng Abit tìm câu trả lời trong bài viết dưới đây.

1. Quản lý kho bằng kinh nghiệm đúc kết của bản thân
Quản lý kho hàng bằng kinh nghiệm của bản thân được hiểu như thế nào? Đó chính là việc quản lý, vận hành kho hàng dựa theo những kiến thức, kinh nghiệm mà bản thân tự học được để áp dụng vào công tác quản lý của mình.

Hàng xuất, hàng nhập sẽ được ghi nhớ thông qua trí nhớ của người quản lý, mà không cần đến sổ sách, giấy tờ hay phần mềm quản lý kho nào hỗ trợ cả.

Ưu điểm: Dễ triển khai, thực hiện. Không cần mất nhiều thời gian và công sức để có thể quản lý kho hàng. Chủ động trong việc xuất nhập hàng, do không phụ thuộc vào giấy tờ sổ sách.

Nhược điểm: Cách quản lý kho này chỉ phù hợp với quy mô sản xuất, bán hàng nhỏ. Như các kinh doanh hộ gia đình hoặc các cửa hàng nhỏ lượng hàng hóa kinh doanh ít, khách hàng không nhiều, không phát sinh nhiều nghiệp vụ xuất nhập. Một điểm nữa, với cách quản lý này rất khó để có thể kiểm tra, kiểm soát, cũng như đánh giá, dự báo xu hướng sản xuất tiêu dùng. Bởi nguồn dữ liệu chỉ được ghi chép và nhớ lại trong đầu. Bên cạnh đó giải pháp quản lý này còn rất dễ xảy ra các sai sót, nhầm lẫn khi người dùng quên, nhầm lẫn số liệu.



2. Quản lý kho bằng sổ sách, chứng từ
Quản lý kho hàng bằng sổ sách, chứng từ chính là cách mà khá nhiều các cửa hàng tạp hóa, thời trang, quán ăn… thường sử dụng trước đây. Hàng hóa xuất nhập sẽ được nhân viên ghi chép lại, bảo lưu theo sổ sách. Có 2 cách vào sổ chính là: ghi theo ngày tháng hoặc ghi theo tên khách hàng.

Ưu điểm: Số liệu sẽ được lưu trữ lại, giúp cho quá trình kiểm tra kiểm soát được thuận tiện hơn. Với phương pháp này, không cần mất quá nhiều chi phí và nhân sự. Thích hợp để quản lý những kho hàng nhỏ lẻ, tần suất xuất nhập không nhiều. Và quy mô sản xuất, kinh doanh không lớn.

Nhược điểm: Mất khá nhiều thời gian. Dễ xảy ra sai sót, nhầm lẫn trong quá trình ghi chép. Không thích hợp để quản lý kho hàng hóa của những đơn vị có quy mô sản xuất kinh doanh lớn, nghiệp vụ phức tạp. Bên cạnh đó, việc quản lý kho qua giấy tờ, sổ sách không đảm bảo được tính bảo mật của thông tin.



3. Quản lý kho hàng bằng phần mềm Excel
Excel là một phần mềm của Microsoft Office, Excel chính là giải pháp công nghệ đầu tiên được áp dụng vào quá trình quản lý kho hàng hóa. Dữ liệu xuất, nhập tồn sẽ được nhân viên nhập và hệ thống phần mềm.

Ưu điểm: Việc quản lý Excel được đánh giá là hiệu quả, an toàn cũng như giảm thiểu đáng kể thời gian so với những cách truyền thống trên. Trích xuất báo cáo, thống kê dữ liệu, phân tích tình hình trở nên dễ dàng hiệu quả hơn. Với Excel thì dễ làm việc, dễ quản lý, mà lại tiết kiệm khá nhiều chi phí.

Nhược điểm: Thực tế cho thấy, Excel cũng chưa phải là giải pháp tối ưu nhất. Bởi việc nhập số liệu vào trong phần mềm cũng giống như ghi chép vào sổ sách vậy. Rất dễ quên và nhầm lẫn hay sai sốt. Đồng thời để có thể sử dụng thành thạo các phép tính toán trên Excel thì bạn và nhân viên phải có những kĩ năng, kiến thức nhất định. Bởi các hàm tính của Excel bị đánh giá là khó dùng, khó ghi nhớ.

Bên cạnh đó, nếu dữ liệu của bạn lớn sẽ ảnh hưởng đến tốc độ xử lý của Excel. Và nếu máy tính bị virus hay hỏng hóc, thì việc mất hoàn toàn dữ liệu là điều dễ dàng xảy ra.

Tìm hiểu thêm: Quản lý bán hàng online bằng excel có phải là giải pháp hiệu quả?

4. Quản lý kho hàng bằng phần mềm quản lý kho
Trong thời đại công nghệ phát triển mạnh mẽ như hiện nay, quản lý kho hàng bằng phần mềm quản lý kho được xem là giải pháp tối ưu, hiệu quả nhất. Đây cũng là giải pháp quản lý kho hàng được nhiều nhà kinh doanh lựa chọn và tin dùng. Với phần mềm quản lý kho bạn có thể tối ưu mọi công đoạn nhập – xuất hàng hóa dễ dàng. Thuận tiện cho việc tra cứu, truy xuất dữ liệu biết được chính xác số liệu hàng hóa – hàng tồn trong kho. Không chỉ thế phần mềm quản lý kho đảm bảo an toàn dữ liệu khi hệ thống sử dụng công nghệ điện toán đám mây vào quản lý. Vì vậy bạn không cần lo lắng về việc bị mất thông tin khi có sự cố từ máy tính hay thiết bị dùng.

Ngoài ra, việc phần mềm quản lý kho online còn tương thích trên nhiều thiết bị kể cả điện thoại di động, máy tính bảng,.. giúp bạn dễ dàng quản lý kho hàng từ xa mọi lúc, mọi nơi. Với mỗi giao dịch, dữ liệu sẽ được cập nhật và đồng bộ trên hệ thống ngay tức thì. Bạn chỉ cần truy cập vào hệ thống ứng dụng quản lý là dễ dàng xem và theo dõi công việc.

Đồng thời, phần mềm quản lý kho hàng còn có chức năng quản lý định mức hàng tồn kho, kết xuất báo cáo hàng còn, hàng hết, hàng tồn... Dự báo tình hình hàng hóa. Thông qua đó bạn có kế hoạch nhập xuất hàng hóa hợp lý, đúng đắn, đáp ứng nhu cầu sản xuất, kinh doanh bán hàng của khách hàng.



5. Nhận xét về các giải pháp quản lý kho hàng
Với 4 giải pháp được đưa ra ở trên thì phương thức quản lý kho hàng bằng kinh nghiệm và sổ sách hầu như đã không được áp dụng trong thời điểm hiện nay. Excel có được sử dụng nhưng khá hạn chế và thường ở những địa chỉ kinh doanh có quy mô nhỏ và lượng hàng hóa không nhiều. Phần mềm quản lý kho hàng là ứng dụng được sử dụng nhiều hơn cả.

Với phương châm sống nhanh và sống gấp như hiện nay, mua hàng thanh toán chỉ cần 1s, điều đó nó cũng đòi hỏi việc xuất hàng và lưu kho cũng cần được thực hiện tức thì, nhanh chóng. Muốn đạt được điều đó thì cần phải có sự hỗ trợ của các ứng dụng phần mềm quản lý chuyên biệt, phần mềm quản lý kho.

Và không khó, cũng nhưng không cần mất quá nhiều chi phí để có thể sở hữu được phần mềm quản lý này. Hiện nay có khá nhiều các đơn vị cung ứng uy tín trên thị trường. Trong đó Abit là cái tên nổi bật nhất.

Để có thể trải nghiệm các tính năng ưu việt từ phần mềm và được tư vấn hỗ trợ tận tình hãy ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ hoặc liên hệ HOTLINE: 024.6674.8888.

Trên đây là những giải pháp quản lý kho hàng hiệu quả cho các chủ cửa hàng, xí nghiệp, doanh nghiệp. Hy vọng đã cung cấp cho bạn nhiều thông tin có giá trị. Chúc bạn thành công.