Quy Trình Tổ Chức Sự Kiện, Hội Nghị Trực Tuyến Từ A - Z

Như chúng ta đã thấy, nhờ ưu điểm vượt trội về mức độ an toàn cũng như hiệu quả trong bối cảnh dịch bệnh, tổ chức sự kiện, hội nghị trực tuyến là giải pháp được hầu hết các đơn vị, doanh nghiệp lựa chọn để duy trì hoạt động kinh doanh. Trong bài viết này, hãy cùng HoaBinh Events khám phá A-Z quy trình tổ chức sự kiện, hội nghị trực tuyến để tổ chức một sự kiện trực tuyến ấn tượng nhé!

​

Tổ chức sự kiện trực tuyến lên ngôi​

Thiết lập mục đích, mục tiêu, loại hình của sự kiện
Trước tiên, chúng ta cần xác địch được mục đích tổ chức và những mục tiêu cần đạt được để có thể lựa chọn hình thức tổ chức sự kiện phù hợp. Mục tiêu càng rõ ràng thì càng dễ dàng trong việc thực hiện và đo lường hiệu quả của chương trình.

Lập kế hoạch tổng thể cho sự kiện
Đây được coi là bản phác thảo chung cho toàn bộ sự kiện để có được cái nhìn bao quát toàn bộ chương trình.

Dựa vào các mục tiêu đã đề ra để lập kế hoạch tổng thể cho sự kiện, bao gồm các hạng mục:

• Thời gian
• Khách mời
• Quy mô
• Nhân sự thực hiện
• Nội dung chính của sự kiện
• …

​

Kế hoạch càng chi tiết càng giúp sự kiện thành công​

Khảo sát và lựa chọn địa điểm tổ chức

So với sự kiện được tổ chức trực tiếp, địa điểm tổ chức sự kiện trực tuyến không cần không gian có diện tích quá lớn. Tuy nhiên, địa điểm này cần đảm bảo các yếu tố về máy móc, thiết bị, âm thanh, ánh sáng, tốc độ đường truyền internet…Điều này quyết định sự thành công của sự kiện trực tuyến.

​

Địa điểm tổ chức sự kiện trực tuyến không cần quá rộng nhưng phải đảm bảo hạ tầng​

Lựa chọn nền tảng công nghệ cho sự kiện trực tuyến

Nền tảng công nghệ là yếu tố quan trọng quyết định sự thành công của sự kiện trực tuyến. Hiện nay có rất nhiều nền tảng cho phép người dùng tổ chức các sự kiện trực tuyến. Cần dựa vào loại hình sự kiện để lựa chọn sao cho đáp ứng được tốt nhất các yêu cầu tổ chức.

• Với sự kiện hỗn hợp và trực tuyến chỉ là một phần nhằm quảng bá thêm cho chương trình thì một số công cụ phát trực tiếp qua mạng xã hội như youtube, facebook, twitter, instagram, … đều có hỗ trợ tính năng phát trực tiếp (livestream).
• Với hội thảo, hội nghị, … cần nhiều tính năng hơn thì cần phải sử dụng đến những nền tảng chuyên về sự kiện trực tuyến như Zoom, Google Handout, Livestorm, Zoho Meeting, …

​

Ứng dụng zoom được dùng khá phổ biến​

Viết kịch bản cho sự kiện trực tuyến

Cùng với nền tảng công nghệ, kịch bản là yếu tố then chốt tạo nên sự thành công cho sự kiện trực tuyến bởi nội dung kịch bản chính là lý do để thu hút và giữ chân khán giả. Kịch bản tổ chức sự kiện trực tuyến cần được chăm chút kỹ lưỡng trong từng nội dung. Đồng thời, cần lồng ghép những yếu tố bất ngờ để tạo điểm nhấn cho sự kiện.

Truyền thông, quảng bá sự kiện trực tuyến

Các sự kiện trực tuyến trên các kênh truyền thông cần được quảng bá đồng bộ trên hệ thống các kênh marketing sẵn có của doanh nghiệp đồng thời tận dụng các kênh truyền thông xã hội và các kênh trả tiền. Trong một số sự kiện hội nghị trực tuyến, việc truyền thông còn được tiến hành kết hợp với các nền tàng đặt vé và thanh toán trực tuyến để tạo nên trải nghiệm xuyên suốt và tiện lợi cho khách hàng.

Triển khai các hạng mục của sự kiện

Dựa trên kế hoạch tổng thể, ban tổ chức tiến hành triển khai các hạng mục với các bộ phận có liên quan theo timeline đã được thống nhất.

Kiểm tra, đánh giá hiệu quả sau sự kiện

Cuối cùng, để đánh giá được hiệu quả của sự kiện, doanh nghiệp cần dựa trên các mục tiêu đã thiết lập trong mục tiêu ban đầu để so sánh, đối chiếu và đánh giá. Đồng thời họp toàn đội sau sự kiện để nhận xét và rút kinh nghiệm cho những lần tổ chức tiếp theo.

Để một sự kiện trực tuyến được diễn ra thành công tốt đẹp, ngoài việc thực hiện theo đúng quy trình, nhà tổ chức cũng cần có kinh nghiệm để linh hoạt xử lý các sự cố có thể xảy ra trong sự kiện.

​

HoaBinh Events - đon vị tổ chức sự kiện trực tuyến uy tín, chuyên nghiệp​

Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, hội nghị cùng với thế mạnh về trang thiết bị hiện đại hàng đầu, HoaBinh Events chắc chắn sẽ là đối tác đáng tin cậy của khách hàng trong việc ứng dụng công nghệ tổ chức sự kiện, hội nghị trực tuyến hàng đầu hiện nay.