Tài liệu online có ý nghĩa to lớn đối với tất cả hoạt động xã hội như hoạt động chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học của loài người. Xã hội càng phát triển, tư duy con người càng phong phú, thì các hình thức tìm kiếm tài liệu càng đa dạng. Vì vậy việc quản lý tài liệu online và và sử dụng tài liệu càng cần thiết. Đó chính là những nhu cầu đòi hỏi con người quan tâm đến tài liệu online và công tác tìm kiếm. Tài liệu online có những đặc điểm chủ yếu sau đây: - Nội dung tài liệu online chứa đựng những thông tin quá khứ, phản ánh các thành tựu lao động sáng tạo của nhân dân trong các thời kỳ lịch sủ khác nhau, ghi lại những sự kiện lịch sử, hoặc những cống hiến to lớn của các anh hùng dân tộc, các nhà khoa học và nhà văn hóa nổi tiếng. - Tài liệu online có tính chính xác cao, cập nhập nhanh, dễ tìm và hiệu quả. Trường hợp không có bản chính thì có thể dùng bản sao có giá trị như bản chính thay thế. Tài liệu online phải có đầy đủ các thể thức văn bản. Lời văn của tài liệu online chính xác. Trong thực tế có những tài liệu online được sản sinh ra trong những điều kiện lịch sử không cho phép đạt được tất cả các yêu cầu trên thì chúng ta cũng phải có sự linh hoạt khi xem xét chúng. - Thông tin rộng, cách thức tìm tài liệu phù hợp với thời đại hóa công nghệ thông tin. Được sử dụng mọi lúc mọi nơi khu có nhu cầu Tài liệu online phản ánh hoạt động của hầu hết các lĩnh vực, nên nó bao gồm nhiều loại hình phong phú và đa dạng như: + Tài liệu hành chính bao gồm các loại văn bản có nội dung phản ánh những hoạt động quản lý nhà nước trên các mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, quân sự… + Tài liệu hành chính có nhiều thể loại tùy thuộc vào từng giai đoạn của lịch sử của mỗi quốc gia cụ thể. Ở Việt Nam, dưới các triều đại phong kiến tài liệu hành chính chủ yếu là các loại sắc, dụ, chiếu, tấu, sớ…v.v + Tài liệu khoa học kỹ thuật có nội dung phản ánh các hoạt động về nghiên cứu khoa học; phát minh sáng chế; về thiết kế các công trình xây dựng cơ bản; về thiết kế chế tạo các loại sản phẩm công nghiệp, về điều tra khảo sát tài nguyên thiên nhiên như địa chất; khí tượng thủy văn, trắc địa bản đồ, v.v.. Tài liệu khoa học kỹ thuật có nhiều loại như: bản vẽ, bản thuyết minh kỹ thuật, sơ đồ, biểu đồ, tài liệu tính toán và các loại tài liệu khác. + Tài liệu ảnh, phim điện ảnh, ghi âm, ghi hình là các loại tài liệu phản ánh các hoạt động văn hóa xã hội, lao động sáng tạo của con người và các hoạt động phong phú khác. Tài liệu online này còn khả năng ghi và tái hiện các sự kiện bằng hình ảnh, âm thanh tạo nên sự hấp dẫn cho người sử dụng và ngày càng chiếm vị trí quan trọng trong Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam. Tài lệu phim điện ảnh, ảnh, ghi âm bao gồm âm bản của các bức ảnh, các cuộn phim; dương bản của các bức ảnh hiện nay có nhiều loại như: phim thời sự, phim khoa học, phim truyện, phim hoạt hình, phim đèn chiếu… + Ngoài ba loại hình tài liệu chủ yếu nêu trên, tài liệu lưu trữ còn có những tài liệu phản ánh các hoạt động sáng tác văn học, nghệ thuật của các nhà văn, nhà thơ, nghệ sỹ, các nhà hoạt động chính trị, khoa học… Loại tài liệu này chủ yếu là bản thảo của chính tác phẩm văn học nghệ thuật, khoa học, thư từ trao đổi và tài liệu về tiểu sử các nhà văn, nhà thơ, nghệ sỹ nổi tiếng, của các nhà hoạt động chính trị, khoa học.
