Phân biệt vị trí trợ lý giám đốc và thư ký giám đốc

Có nhiều người lầm tưởng rằng thư ký giám đốc và trợ lý là giống nhau tuy nhiên công việc của họ chỉ mang nét tương đồng còn thực ra trong doanh nghiệp thì là hai chức danh biệt lập nhau , một văn phòng có cả trợ lý và thư ký hoặc chỉ có 1



Trợ lý giám đốc là gì?


Trợ lý là một người hỗ trợ cho giám đốc lãnh đạo thay họ giải quyết các vấn đề một cách nhanh chóng và tỉ mỉ. Trợ lý là người phải xử lý các công việc đối nội - đối ngoại, tài chính, đàm phán, quản lý nhân viên...nếu bạn đã học nghiệp vụ thư ký thì công việc sẽ trở nên dễ dàng hơn




Phân biệt Trợ lý giám đốc và Thư ký giám đốc

Những điểm tương đồng


Trợ lý và thư ký đều có trách nhiệm hoàn thành những công việc sau đây:

- Quản lý văn phòng phẩm, chịu trách nhiệm về công tác văn thư…
- Gửi và nhận các loại thư tín, email có liên quan đến công việc
- Lưu trữ và chuẩn bị tài liệu, văn bản… mà lãnh đạo cần
- Tổ chức các buổi họp, hội nghị lớn nhỏ
- Lập lịch hoạt động trong tuần cho công ty
- Giúp lãnh đạo lên lịch làm việc, kiểm tra lịch trình và các chuyến đi công tác
- Xử lý các công việc cần thiết khi lãnh đạo đi vắng




Những điểm khác biệt của vị trí trợ lý


- Trợ lý chức năng thiên nhiều về công việc, theo dõi cụ thể các mảng việc chuyên trách mang tính dài hơi, thư ký thì 60% công việc sự vụ (vặt), 40% công vụ.
- Trợ lý thường do nam giới đảm nhận, thư ký thường do nữ.
- Vai trò lãnh đạo tổ chức trong doanh nghiệp thì trợ lý có vai trò cao hơn, họ có thể đảm nhiệm luôn vị trí thư ký mà còn phải làm những công việc khác quan trọng hơn, ví dụ thư ký là người sắp xếp các cuộc hẹn cho giám đốc, còn trợ lý sẽ có quyền tổ chức và lên lịch
- Trợ lý có thể kiêm luôn cả nhiệm vụ của 1 kế toán,họ có thể tương tác với tất cả các phòng ban
- Họ là người có thể làm việc độc lập,Họ vẫn hoàn thành các nhiệm vụ hàng ngày giống như thư ký nhưng họ còn đảm nhiệm cả các dự án “dài hơi”
- Trợ lý có thể phân bổ công việc cho các nhân viên và giám sát công việc, sau đó họ tổng hợp lại báo cáo lên các lãnh đạo doanh nghiệp

Để học thư ký , bạn vui lòng liên hệ:Trung tâm tư vấn đào tạo kinh tế toàn cầu GEC
Tell: 028 2214 2829
Hotline: 0909 493 140
Website: https://gec.edu.vn/