Hướng Dẫn Lập Kế Hoạch Tổ Chức Hội Nghị Từ A - Z Hiệu Quả

Để một buổi hội thảo được tổ chức hiệu quả, người làm sự kiện đó cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng cũng như lên kế hoạch chi tiết nhất. Thông thường, trong một sự kiện, hội nghị, hội thảo sẽ bao gồm phần phát biểu mở đầu, giới thiệu mục đích trao đổi, thảo luận và các tiết mục phụ như văn nghệ, trò chơi... Vậy các bước lập kế hoạch tổ chức hội nghị, hội thảo hiệu quả là gì?

Các bước lập kế hoạch tổ chức hội nghị hội thảo hiệu quả

B1. Lên chủ đề cho chương trình
Chủ đề của chương trình hay chính là nội dung chính là cái cốt lõi của một chương trình. Chủ đề sẽ được quyết định bởi mục đích của người tổ chức và mục đích tham dự của người tham dự. Điển hình như khi xây dựng chủ đề cho một buổi hội thảo dành cho những người trẻ, sinh viên mới ra trường đang muốn khởi nghiệp thì có thể đưa ra là “Kỹ năng tạo lập mối quan hệ trong kinh doanh”, hay buổi hội thảo với đối tượng là các nhà phân phối thì chủ đề “Tri ân khách hàng” sẽ phù hợp. Tìm hiểu thêm về dịch vụ tổ chức họp báo – hội thảo – tọa đàm để có thêm thông tin tham khảo.

B2. Làm việc với diễn giả, người phát ngôn, khách mời
Thông thường, Ban tổ chức thường bàn bạc với những vị khách mời về thời gian của buổi nói chuyện, nội dung cuộc tọa đàm. Tuy nhiên, không ít phía nhà tổ chức tỏ ra thực sự lúng túng khi giải quyết, thỏa thuận vấn đề này. Đôi khi, họ cho phép diễn giả tùy ý làm việc theo cảm hứng cá nhân nên trong nhiều trường hợp xảy ra việc những diễn giả phía sau được thuyết giảng ít hơn hay buổi hội thảo, hội nghị phải kéo dài thời gian qua buổi nghỉ trưa.

Do vậy, các sự kiện này được tổ chức sẽ có nguy cơ bị “bể show” do thời gian không được diễn giả kiểm soát tốt, tùy theo cảm hứng mà họ nói nhiều hay nói ít khiến thời gian không được diễn ra như dự kiến.

Đặc biệt, trong các buổi hội nghị, hội thảo chuyên đề… thì thông tin của các vị diễn giả sẽ vô cùng quan trọng bởi sẽ khiến người nghe bị thu hút, hấp dẫn và mong muốn đến sự kiện đó hay không. Do vậy, khi tổ chức một sự kiện, bạn nên công bố tên, chức danh của các diễn ra một cách rõ ràng.

B3. Tìm kiếm địa điểm phù hợp
Tùy theo mục đích tổ chức của sự kiện để bạn lựa chọn những địa điểm phù hợp nhất, ví dụ như các khách sạn hoặc trung tâm hội nghị sẽ là địa điểm thích hợp để diễn ra những buổi hội thảo lớn, quán cafe sẽ thích hợp nhất với một buổi workshop nhỏ, đem lại bầu không khí của sự thân mật. Lựa chọn những địa điểm quá rộng so với số lượng người tham dự là điều hoàn toàn không nên vì như vậy vừa lãng phí vừa khiến bầu không khí của sự kiện bị loãng.

Kinh phí sẽ được dự trù phù hợp hơn nếu bạn đã kiểm tra những tiện ích cung cấp từ phía chủ cho thuê địa điểm để nắm được những dịch vụ nào được họ miễn phí và dịch vụ nào bị tính phí. Việc tổ chức event sẽ đảm bảo được diễn ra chu đáo khi bạn dự trù cho tất các vật dụng cần thiết.

B4. Lên kế hoạch truyền thông cho hội nghị, hội thảo, sự kiện
Đối với các lớp học hay buổi hội thảo có thu phí hoặc mở cửa tự do, thì thời gian đầu tư cho chiến dịch tuyên truyền cần được dành nhiều hơn để sự kiện bạn tổ chức không gặp tình cảnh vắng như chùa bà Đanh.

Tùy theo kinh phí để bạn có thể chọn một số các kênh truyền thông vô cùng hiệu quả bao như: diễn đàn, email, báo chí, mạng xã hội… Còn những buổi hội thảo có mức phí để tham dự cao, bạn cần sử dụng các hình thức và công cụ truyền thông có tính “tấn công” mạnh hơn và nhiều hơn, ví dụ như gọi điện thoại trực tiếp mời khán giả tham dự. Đặc biệt, nhữg sự kiện dành cho những nhân vật tham dự là những vị khách mời cao cấp như chủ doanh nghiệp, giám đốc, bạn phải bố trí và sắp xếp nhân sự gọi điện trực tiếp mời những người này tham dự, chứ sử dụng email sẽ hoàn toàn không đem lại kết quả.

Thời gian truyền thông cũng là yếu tố cần được cân nhắc cho phù hợp, bởi nếu thực hiện truyền thông quá sớm sẽ khiến người tham dự không đăng ký ngay rồi quên không đăng ký hay nếu truyền thông quá sát ngày sự kiện được tổ chức thì nhiều người tham dự có thể không sắp xếp được công việc.

Bạn có thể “chào bán” hội thảo của mình thông qua Database khách tham dự tiềm năng. Để có được nguồn dữ liệu này, bạn có thể mua lại của các công ty truyền thông, quảng cáo, website giới thiệu việc làm… Tuỳ vào cách thức tuyên truyền, qua điện thoại hoặc email để bạn có thể quyết định danh sách người tham dự để có sự tuyên truyền phù hợp.

Lựa Chọn Công Ty Tổ Chức Hội Nghị, Hội Thảo Chuyên Nghiệp
Một trong những yếu tố rất quan trọng tạo nên thành công của một hội nghị, hội thảo đó chính là người tổ chức sự kiện. Một sự kiện, hội nghị, hội thảo bao gồm rất nhiều khâu và nhiều công đoạn khá phức tạp đòi hỏi chuyên môn cao cũng như giàu kinh nghiệm. Đối với những người không chuyên tổ chức sự kiện trong các doanh nghiệp hiện nay thì việc này dường như là không thể, đặc biệt là kinh nghiệm tổ chức. Với công ty tổ chức sự kiện thì họ luôn có đủ chuyên môn cũng như rất nhiều kinh nghiệm cùng đội ngũ nhân sự năng động, chất lượng để có thể giải quyết những công đoạn phiền phức trên nhằm đưa một sự kiện từ lý thuyết đến hiện thực.

Tiết kiệm chi phí tối đa cho sự kiện
Có thể nói các công ty tổ chức sự kiện luôn có thể thực hiện một sự kiện thành công dựa trên ngân sách mà bạn đưa ra.Với nhiều năm kinh nghiệm, các công ty tổ chức sự kiện uy tín sẽ hoạch định được lượng chi phí bạn cần bỏ ra để có một sự kiện hoàn hảo, tránh lãng phí vào những khoản tiền “không tên”. Bên cạnh đó, nếu tự mình thực hiện bạn có thể bị chặt chém khi thuê các dịch vụ như âm thanh, ánh sáng, sân khấu,… Điều này các công ty tổ chức sự kiện đều hiểu rõ và sẽ đưa ra mức giá tốt nhất cho sự kiện của bạn.

Tiết kiệm tối đa thời gian
Các công việc cho một sự kiện luôn rất nhiều và dù bạn có chăm chỉ đến đâu thì đôi khi bạn vẫn không thể hoàn thành tất cả mọi việc vì không kịp thời gian. Việc đảm bảo công việc hàng ngày đối với những người tổ chức sự kiện không chuyên trong doanh nghiệp sẽ bị ảnh hưởng khá nhiều. Cho dù bạn là người có tinh thần trách nhiệm rất cao trong công việc nhưng nhiều khi cũng không khó có đủ thời gian và khả năng để hoàn thành quá nhiều việc trong một lúc.

Nhưng với công ty tổ chức sự kiện bạn sẽ không cần phải bận tâm nhiều, khi các công ty này sẽ lên kế hoạch cụ thể cũng như sẽ chịu trách nhiệm về việc thực hiện. Vì thế bạn sẽ có thêm thời gian để giám sát sự kiện được thực hiện tốt nhất, đồng thời vẫn luôn đảm bảo bạn vẫn có đủ thời gian để hoàn thành những công việc khác quan trọng hơn.

Mối quan hệ với các dịch vụ trong tổ chức sự kiện
Như ở trên đã đề cập, việc tổ chức sự kiện phải trải qua rất nhiều công đoạn, liên quan đến nhiều lĩnh vực. Có thể nói các công ty tổ chức sự kiện luôn có mối quan hệ rất chặt chẽ với nhiều lĩnh vực và nhất là các cơ quan truyền thông. Việc kết nối với các nhà cung cấp dịch vụ không hề đơn giản. Các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp không chỉ am hiểu trong lĩnh vực này mà còn có mối quan hệ khá mật thiết với họ. Việc thuê công ty tổ chức sự kiện sẽ không chỉ giúp bạn chọn được trang thiết bị thích hợp, phù hợp quy mô chương trình của mình, mà còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí khi tổ chức sự kiện của mình.

Giảm thiểu tối đa rủi ro khi thuê công ty tổ chức sự kiện
Yếu tố quan cực kỳ quan trọng mà những người tổ chức sự kiện không chuyên thường bỏ qua là lường trước rủi ro. Những tình huống ngoài ý muốn sẽ làm người tổ chức bối rối và khó đưa ra hướng xử lý. Nếu không may, event tổ chức gặp sự cố bất ngờ và diễn ra không thành công sẽ đem lại nhiều nguy cơ không tốt cho khách hàng.

Vì thế các công ty tổ chức sự kiện với đội ngũ nhân sự giàu kinh nghiệm, cùng trình độ chuyên môn cao sẽ luôn có những kế hoạch dự phòng cụ thể và phù hợp cho những trường hợp khác nhau. Tuy nhiên, điều quan trọng nhất vẫn là bạn cần tìm hiểu và chọn thuê công ty tổ chức sự kiện uy tín và chuyên nghiệp.

HoaBinh Group là một trong những công ty tổ chức hội nghị, hội thảo chuyên nghiệp với gần 15 năm kinh nghiệm, với phương châm "Chất lượng làm nên danh tiếng" chúng tôi cam kết mang lại

♦ Dịch vụ tốt nhất, chi phí thấp

♦ Lắp đặt và hoàn thiện công tác chuẩn bị nhanh chóng

♦ Chuyên viên quản lý sự kiện năng động, chu đáo, nhiệt tình, trung thực

Để được tư vấn chi tiết và báo giá tổ chức sự kiện, hội nghị tốt nhất, xin vui lòng liên hệ:
Tại Hà Nội và khu vực miền Bắc: 0913 311 911
Tại Đà Nẵng và khu vực miền Trung: 0913 186 829
Tại Tp.HCM và khu vực miền Nam: 0903 212 859