Cách Gửi Hàng Qua Nước Ngoài: Hướng Dẫn Chi Tiết Từ A Đến Z (2026)

Gửi hàng qua nước ngoài ngày càng phổ biến khi thương mại điện tử xuyên biên giới phát triển mạnh. Nhiều người Việt Nam bán hàng trên các sàn quốc tế, gửi quà cho người thân hoặc chuyển hàng mẫu cho đối tác nước ngoài. Tuy nhiên, quy trình gửi hàng quốc tế không đơn giản như gửi trong nước. Nếu không nắm rõ cách gửi hàng qua nước ngoài, bạn dễ gặp rủi ro về chi phí phát sinh, hàng bị giữ hải quan hoặc thậm chí bị trả về.
Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn toàn bộ quy trình gửi hàng qua nước ngoài một cách chi tiết, từ khâu chuẩn bị đến khi hàng đến tay người nhận. Nội dung dựa trên thực tế vận hành của các đơn vị chuyển phát quốc tế phổ biến tại Việt Nam hiện nay.

1. Xác định loại hàng và kiểm tra quy định cấm gửi

​

Trước khi đóng gói, bạn cần xác định rõ hàng hóa thuộc nhóm nào: hàng thông thường, hàng giá trị cao, hàng dễ vỡ, hàng nguy hiểm hay hàng thực phẩm.
Các mặt hàng bị cấm hoặc hạn chế gửi quốc tế thường bao gồm:

• Chất dễ cháy nổ, pin lithium (có giới hạn), hóa chất
• Thực phẩm tươi sống, động vật sống
• Tiền mặt, kim loại quý (một số tuyến hạn chế)
• Hàng giả, hàng vi phạm bản quyền
• Một số loại thuốc, mỹ phẩm có thành phần hạn chế

Mỗi quốc gia có danh mục hàng cấm khác nhau. Ví dụ, Mỹ và châu Âu kiểm soát rất chặt thực phẩm và sản phẩm từ động vật. Úc có quy định khắt khe về thực vật và hạt giống. Bạn nên tra cứu trên website chính thức của đơn vị vận chuyển hoặc hải quan nước đến trước khi gửi.

Xem thêm: 5 Cách Gửi Hàng Qua Nước Ngoài Nhanh Dễ Nhất

2. Chuẩn bị hàng hóa và đóng gói đúng chuẩn
Đóng gói là yếu tố quyết định hàng có đến nơi nguyên vẹn hay không.
Nguyên tắc đóng gói cơ bản:

• Sử dụng thùng carton dày, chắc chắn, kích thước vừa đủ.
• Bọc hàng bằng túi bóng khí, xốp hoặc giấy báo để chống va đập.
• Với hàng dễ vỡ, dán tem “Fragile” và chèn đầy khoảng trống bên trong.
• Niêm phong bằng băng keo chắc chắn, không dùng băng keo giấy mỏng.
• Ghi rõ thông tin người gửi và người nhận bằng tiếng Anh (hoặc ngôn ngữ nước đến) ở bên ngoài thùng.

Nếu gửi nhiều món, nên lập danh sách chi tiết bên trong thùng để hải quan kiểm tra nhanh. Với hàng giá trị cao, nên mua bảo hiểm.

3. Chuẩn bị giấy tờ cần thiết

​

Đây là bước quan trọng nhất khi gửi hàng qua nước ngoài. Thiếu giấy tờ hoặc khai báo sai dễ khiến hàng bị giữ.

Giấy tờ cơ bản thường cần:

• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Ghi rõ mô tả hàng hóa, số lượng, giá trị, mã HS (nếu có), tên và địa chỉ người gửi/nhận.
• Phiếu gửi hàng (Air Waybill / Waybill).
• Tờ khai hải quan (Customs Declaration Form).
• Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin) nếu cần ưu đãi thuế.
• Giấy phép xuất khẩu (đối với một số mặt hàng đặc thù).

Khi khai giá trị hàng hóa, bạn nên khai đúng thực tế. Khai thấp có thể bị phạt hoặc hàng bị tịch thu. Nhiều đơn vị vận chuyển hỗ trợ lập hóa đơn thương mại trực tiếp trên hệ thống của họ.

4. Lựa chọn đơn vị vận chuyển quốc tế
Hiện nay có nhiều lựa chọn gửi hàng qua nước ngoài từ Việt Nam:
Các đơn vị phổ biến:

• EMS (Bưu điện Việt Nam): Giá rẻ, phù hợp hàng nhỏ, thời gian 7–15 ngày tùy tuyến.
• DHL, FedEx, UPS: Nhanh (3–7 ngày), theo dõi tốt, phù hợp hàng giá trị cao hoặc cần gấp. Chi phí cao hơn.
• Các công ty chuyển phát chuyên tuyến (Singapore, Malaysia, Mỹ, Úc…): Giá cạnh tranh, hỗ trợ khai báo hải quan tốt.
• Dịch vụ của sàn thương mại điện tử (Shopee, Lazada quốc tế, Amazon…): Tiện lợi nếu bạn bán hàng trên sàn.

Khi chọn đơn vị, hãy so sánh:

• Thời gian vận chuyển
• Chi phí (cước + phụ phí nhiên liệu + phụ phí vùng sâu)
• Khả năng theo dõi
• Chính sách bồi thường khi mất/hư hỏng
• Hỗ trợ khai báo hải quan

Nên lấy báo giá từ 2–3 đơn vị trước khi quyết định.

5. Tính toán chi phí gửi hàng quốc tế

​

Chi phí gửi hàng qua nước ngoài thường bao gồm:

• Cước vận chuyển cơ bản (theo trọng lượng tính cước – chargeable weight)
• Phụ phí nhiên liệu
• Phụ phí vùng sâu/vùng xa
• Phí xử lý hải quan (nếu có)
• Thuế nhập khẩu và VAT tại nước đến (người nhận thường phải trả, trừ khi bạn chọn DDP – Delivered Duty Paid)

Trọng lượng tính cước = trọng lượng thực hoặc trọng lượng quy đổi (dài × rộng × cao / 5000 hoặc 6000 tùy hãng). Vì vậy, đóng gói gọn giúp giảm chi phí đáng kể.
Để tiết kiệm:

• Gộp nhiều đơn nhỏ thành một lô nếu có thể
• Chọn dịch vụ tiết kiệm thay vì express nếu không gấp
• Tránh gửi vào mùa cao điểm (cuối năm, Black Friday…)

6. Quy trình gửi hàng thực tế
Bước 1: Đóng gói và chuẩn bị giấy tờ.
Bước 2: Liên hệ đơn vị vận chuyển hoặc mang hàng đến bưu cục/điểm nhận hàng.
Bước 3: Khai báo thông tin trên hệ thống, in nhãn vận đơn.
Bước 4: Nhân viên kiểm tra hàng (một số trường hợp).
Bước 5: Thanh toán cước phí.
Bước 6: Theo dõi hành trình qua mã tracking.
Bước 7: Hàng đến nước đến → thông quan → giao đến người nhận.
Thời gian thông quan tại nước đến thường mất 1–5 ngày tùy quốc gia và loại hàng. Nếu hàng bị giữ, đơn vị vận chuyển hoặc người nhận sẽ nhận được thông báo yêu cầu bổ sung giấy tờ hoặc đóng thuế.

7. Gửi hàng qua nước ngoài cho người mới bắt đầu – Lời khuyên thực tế

​

Nếu bạn mới lần đầu gửi hàng quốc tế, hãy bắt đầu với đơn hàng nhỏ, giá trị thấp để làm quen quy trình. Nên chọn đơn vị có hỗ trợ tư vấn trực tiếp bằng tiếng Việt. Một số công ty còn hỗ trợ soạn thảo hóa đơn thương mại và tờ khai giúp người gửi.
Với người bán hàng online, nên xây dựng quy trình chuẩn: mẫu hóa đơn, checklist đóng gói, danh sách mã HS thường dùng. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và giảm sai sót khi số lượng đơn tăng lên.

Xem thêm chi tiết: Gửi Hàng Đi Nước Ngoài Cần Giấy Tờ Gì? 5 Chứng Từ Bắt Buộc & Thủ Tục A-Z

Kết luận
Gửi hàng qua nước ngoài không còn quá phức tạp nếu bạn nắm vững các bước cơ bản: kiểm tra hàng được phép gửi, đóng gói đúng chuẩn, chuẩn bị giấy tờ đầy đủ, chọn đơn vị uy tín và khai báo trung thực. Việc đầu tư thời gian tìm hiểu ngay từ đầu sẽ giúp bạn tránh được nhiều rắc rối và chi phí phát sinh về sau.
Hy vọng hướng dẫn chi tiết trên sẽ giúp bạn tự tin hơn khi gửi hàng quốc tế. Nếu bạn đang có nhu cầu gửi thường xuyên, hãy cân nhắc ký hợp đồng với một đơn vị vận chuyển ổn định để được hỗ trợ tốt hơn về giá và quy trình. Chúc bạn gửi hàng thành công và suôn sẻ!
-------------------------------------------------
Liên hệ với chúng tôi để nhận báo giá nhanh:
Để biết về chúng tôi vui lòng vào đường liên kết: https://dtlexpresslogistics.com/
Trang fanpage: https://www.facebook.com/DTL.Logistics/
Youtube: https://www.youtube.com/@dtlexpresslogistics/videos
Số điện thoại: 0907.566.678
Địa chỉ: 21/20A Trường Sơn, Phường Tân Sơn Nhất, TP. Hồ Chí Minh, Việt Nam