Quá Trình Đào Tạo Thư Ký Văn Phòng như thế nào ?

Thảo luận trong 'Đặt quảng cáo DMEC' bắt đầu bởi GEC1404, 27/1/21.

  1. GEC1404

    GEC1404 Member

    Nghiệp vụ thư ký là gì?
    Thư ký là một người chuyên thực hiện các công việc liên quan đến công tác hỗ trợ việc quản lý, điều hành trong văn phòng, thực hiện các công việc liên quan đến giấy tờ, các công việc tạp vụ hành chính, sắp xếp hồ sơ, soạn thảo văn bản, tiếp khách, lên lịch trình, tổ chức cuộc họp, hội nghị, lên kế hoạch cho giám đốc.

    Thư ký ban đầu chỉ thực hiện các chức năng liên quan đến việc ghi chép biên bản, hay các ý kiến chỉ đạo của người có thẩm quyền. Ngày nay chức năng, nhiệm vụ và công việc của các thư ký đã được mở rộng, thư ký đã trở thành một nghề phổ biến trong xã hội hiện đại.

    [​IMG]

    CÔNG VIỆC CỦA NHÂN VIÊN THƯ KÝ
    Là một nhân viên thư ký bạn sẽ phải thực hiện những công việc dưới đây:

    1. Sắp xếp lịch làm việc ở cơ quan
    Sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, lịch công tác.
    Tổ chức các cuộc họp, ghi chép và tổng hợp nội dung các cuộc họp để phục vụ việc quản lý điều hành.
    Tổ chức hội ý để nghe các bộ phận hoặc cán bộ báo cáo trực tiếp và ghi ý kiến vào biên bản.
    Ghi ý kiến của lãnh đạo và chuyển ý kiến đó xuống các đơn vị hoặc cá nhân để họ góp ý bằng văn bản.

    2. Tiếp nhận và xử lý thông tin
    Nhanh chóng phân loại văn bản, công việc phải được hoàn tất. Trợ giúp lãnh đạo giải quyết các văn bản đến. Không được phép để ùn tắc.
    Đảm bảo văn bản đến cơ quan phải được giải quyết nhanh chóng, chính xác và đảm bảo bí mật.
    Tập hợp tình hình số liệu, tra tìm tài liệu tham khảo khi cần thiết.
    Tiếp nhận, phân loại, sắp xếp, xử lý thông tin, văn bản, tài liệu từ các phòng ban.
    Biên phiên dịch tài liệu khi có yêu cầu.

    3. Đón tiếp khách hàng
    Tiếp khách và giải quyết một số công việc trong giới hạn và sự hiểu biết của mình.
    Sắp xếp chỗ đợi cho khách, không để khách đã ngồi chờ một thời gian dài mà không được để ý đến.
    Chuẩn bị phương tiện ghi chép lại thông tin đối với các cuộc họp.
    Chuẩn bị nước giải khát và chú tâm vào cách phục vụ.

    4. Sắp xếp các chuyến đi công tác cho cấp trên
    Phác thảo, soạn lịch trình cho chuyến đi: Mục đích của chuyến đi, các nơi đến, thời gian đi, thời gian đến, các điểm dừng, …
    Lập bản chương trình hẹn gặp: Ngày, giờ, gặp ai, thuộc tổ chức nào, ở đâu, cần hồ sơ gì (tập hồ sơ số mấy),…
    Đặt vé phương tiện giao thông
    Đặt khách sạn: Cần tìm hiểu kỹ: vị trí, các lọai phòng, giá cả, phương thức đặt
    Lập hồ sơ chuyến đi: Tài liệu cho từng cuộc làm việc của lãnh đạo (semi riêng, dán nhãn, đánh số tập hồ sơ,…)
    Tạm ứng và quyết toán chi phí.

    5. Có tính độc lập, kiên định và chính kiến
    Không có nghĩa là bạn toàn quyền quyết định mọi công việc trong công ty nhưng nếu gặp những trường hợp cần thiết bạn cũng có thể giải quyết được vấn đề. Hoặc khi sếp đi vắng bạn cũng phải có khả năng xử lý những rắc rối như lùi lịch hẹn, khất nợ, thoả thuận một hợp đồng mới… Nếu không thì bạn cũng phải biết hướng được các công việc sang một hướng có lợi cho công ty của bạn.

    6. Kỹ năng vi tính, tin học không thể thiếu của thư ký văn phòng
    Việc thành thạo ở đây không nhất thiết là bạn phải giỏi các kỹ năng về vi tính như những chuyên gia. Nhưng ít nhất một người thư ký văn phòng cũng phải biết được các chương trình căn bản như Word, Excel để soạn thảo văn bản, chuẩn bị nội dung thuyết trình, làm một bản hợp đồng, thu chi, thư mời… Nếu như trong thời đại này mà những kỹ năng cơ bản như trên mà bạn còn chưa nắm được thì khả năng tuyển dụng của bạn sẽ rất thấp.

    Để tránh việc lúng túng trong việc sử dụng máy tính sẽ khiến cho Giám đốc và cộng sự đánh giá thấp tất cả các khả năng còn lại của bạn. Người thư ký văn phòng nên trang bị những kiến thức tối thiểu trong việc sử dụng vi tính.

    7. Am hiểu nhiều mảng kiến thức
    Kiến thức xã hội, tự nhiên… rất quan trọng đối với một thư ký văn phòng. Có thể khi tuyển dụng, người ta không yêu cầu bạn phải am hiểu về bóng đá, thể thao , môi trường… nhưng trong một phút bất chợt nào đó, sếp của bạn cũng có thể “cắc cớ”: “World Cup 2010 diễn ra ở đâu nhỉ?” hoặc như “thú có túi sống ở châu lục nào là nhiều?” Và nếu bạn không biết thì cái ngớ người lắc đầu của bạn sẽ nhen nhóm sự thất vọng trong lòng ông ta.

    Môi trường làm việc năng động ngày nay đòi hỏi một người được đào tạo thư ký văn phòng luôn phải thành thạo nhiều kỹ năng, đồng thời đây cũng là vị trí cho phép bạn học hỏi được nhiều kiến thức đa dạng từ nhiều công việc. Ngoài các kỹ năng căn bản nghề nghiệp hoặc kỹ năng mềm thì các bạn nên trang bị cho mình những kỹ năng trên thật tốt để bạn có thể trở thành một cánh tay đặc lực cho người giám đốc của mình. Nếu bạn yêu thích nghề này, những kỹ năng được liệt kê ở trên sẽ là những gợi ý giúp bạn hoàn thiện bản thân và tiến xa hơn trên con đường phát triển nghề thư ký văn phòng.

Chia sẻ trang này